Optimierung Export bei mehr als 3000 Teilnehmern / Export optimization for events with more than 3000 participants

Release vom 23.03.2020

Folgende Exporte wurden optimiert:

  • Checkliste mit allen Teilnehmerinformationen
  • Gästeliste für gedruckte Einladungen
  • Gästeliste für das Einlassteam (sortiert von A-Z)
  • Gästeliste mit allen Anmeldeinformationen (pro Kategorie)
  • NEU: Gästeliste mit allen Teilnehmer- & Anmeldeinformationen (pro Kategorie)
  • QR-Codes mit Teilnehmercode
  • QR-Code mit Link zur persönlichen Registrationsseite
  • Ticket Export

Exports mit mehr als 3.000 Teilnehmern werden mit diesem Release zunächst im Hintergrund verarbeitet und anschließend unter Downloads bereitgestellt. 

Wähle dazu im Menü “Gästemanagement” den Reiter “Teilnehmer” aus. Klicke anschließend oben rechts auf Export und wähle deine gewünschte Liste aus.

Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster mit dem Hinweis, dass der Export im Hintergrund vorbereitet wird und die Daten auf der Download-Seite im Tool bereitgestellt werden.

Nach deiner Bestätigung mit “Ok”, erfolgt eine automatische Weiterleitung zur Download-Seite.

Hier wird dir zunächst nur das Datum sowie die Uhrzeit angezeigt. Dies initiiert, wann du den Export gestartet hast. Der Export läuft im Hintergrund weiter. Je nach Anzahl an Teilnehmern kann dies einige Minuten Zeit in Anspruch nehmen. 

Um zu überprüfen, ob der Download abgeschlossen ist, aktualisiere bitte die Seite.

Nach Abschluss des Exports wird dieser namentlich in der Spalte “Export” aufgeführt.

Klicke auf den Dateinamen um die Datei herunterzuladen.

Bitte beachte: Zum Öffnen der .xlsx-Datei benötigst du Excel. Alternativ kannst du die Datei auch mit Google Sheets öffnen.

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The following exports have been optimized:

  • Guestlist with all participant information
  • Guestlist for printed invitations 
  • Guestlist for entrance team (sorted A-Z)
  • Guestlist with all registration information (per category)
  • NEW: Guestlist with all participant & registration information (per category)
  • QR-Codes with participant code
  • QR-Code with link to personal registration page
  • Ticket-Export

With this release, exports with more than 3,000 participants are first processed in the background and will then be provided under downloads. 

Select the tab "Participants" under “Participant Management". Then click on export in the top right corner and select your requested list.

A window will pop-up. It contains the information that the export is being prepared in the background and the data will be made available in the tool on the download page.

After confirming with "Ok", you will be forwarded automatically.

Initially only the date and time will be displayed. It confirmes when you have started the export. The export continues in the background. Depending on the number of participants, this may take a few minutes. 

To check if the download is complete, please refresh the page.

Once the export is complete, it will be listed by name in the column under "export".

To download the file, please click on the file name.

Please be aware: You need Excel to open the .xlsx file. Otherwise you can also open the file with google sheets.

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