Einrichten der Warteliste

Im folgenden Artikel zeigen wir dir, wie du die Warteliste-Funktion in evenito nutzen kannst. Dazu werden wir dir hier die wichtigsten Funktionen und Einstellungen erklären. Für spezifische Funktionen verweisen wir dich auf die entsprechenden weiterführenden Artikel.

Prinzip der Warteliste

Die Warteliste kann zur Anwendung kommen, wenn du eine begrenzte Kapazität an Gäste für deinen Event hast. Sobald die maximale Kapazität erreicht ist, öffnet sich für die noch nicht registrierten Gäste die Warteliste, auf welcher sie sich eintragen können. Meldet sich ein bereits registrierter Teilnehmer wieder vom Event ab, wird der erste Gast der Warteliste per E-Mail informiert und kann sich von der Warte- auf die Teilnehmerliste setzen.

Um diese Funktion freizuschalten, kannst du gerne unseren Support kontaktieren.

Einstellungen für die Warteliste 

Sobald die Warteliste Funktion aufgeschalten ist, erscheint sie dir auf der linken Seite unter "Gäste Management".

Schritt 1. Aktivierung der Warteliste

Zuerst musst du die Warteliste im Reiter Kategorien entsprechend aktivieren.

1. Setze das Häckchen, um die Warteliste für eine oder alle Kategorien zu aktivieren. Falls du das Häckchen bei Gesamt setzt, wird die Warteliste für alle Kategorien aktiv. 
2. Damit die Warteliste aktiviert wird, musst du die maximale Anzahl Teilnehmer pro Kategorie oder über alle Kategorien (Gesamt) definieren
3. Zusätzlich kann die maximale Anzahl Gäste auf der Warteliste begrenzt werden (optional).

Schritt 2: Warteliste Einstellungen

Im Reiter Warteliste, gelangst du auf die Übersicht der Gäste, welche sich auf der Warteliste gesetzt haben. Im Reiter "Einstellungen" kannst du folgende Einstellungen definieren.

1. Die Ablaufzeit des Einladungslinkes definiert, wie lange der Einladungslink für den Teilnehmer gültig sein soll. Wenn der Gast der Warteliste eine Einladung per E-Mail kriegt und sich innerhalb der vorgeschriebenen Zeit nicht anmeldet, wird der Link ungültig und die Einladung wird an die nächste Person auf der Warteliste gesendet.
   Die Warteliste funktioniert mit dieser Funktion nach dem "first come, first serve" Prinzip. Du kannst die Warteliste aber auch manuell steuern, indem du das E-Mail manuell versendest oder den Status des Gastes selber anpasst. Weitere Informationen in folgendem Artikel: Warteliste Vorgehen
2. Die max. Anzahl Einladungen pro Teilnehmer definiert, das Maximum an E-Mails welche dem Gast zugesendet werden können. Nach Ablauf der oben definierten Zeit (1.), wird eine neue Einladung der nächste Person der Warteliste gesendet. Dieser Prozess findet solange statt, bis sich jemand anmeldet oder eine maximale Anzahl Einladungen definiert wurde.
3. Im Drop-down kannst du auswählen, welchen Kategorien eine automatische Einladung gesendet werden soll.

Schritt 3: E-Mail aufsetzen

Unter Einladungen & E-Mails kannst du die entsprechenden E-Mails definieren.

1. Wartelistenbestätigung:
   Dieses E-Mail wird dem Gast automatisch (sofern aktiviert) gesendet, sobald er sich für die Warteliste eingetragen hat.  
2. Warteliste zur Teilnehmerliste Einladung:
   Dieses E-Mail wird dem Teilnehmer zugesendet, sobald ein Platz auf der Gästeliste frei ist und er sich registrieren kann.
   Der entsprechende Platzhalter für den Anmeldelink nennt sich "Participant Waiting List Registration Link" (%waitingListToParticipantList%). Füge diesen Link in das Mail, damit sich der Gast über seinen persönliche Link anmelden kann.

Schritt 4: Zusatzfragen für die Warteliste

Sobald der Event ausgebucht ist, wird die Warteliste aktiv. Dem Gast wird eine Systembenachrichtigung angezeigt, dass er sich nun auf der Warteliste eintragen kann. Diese Systembenachrichtigung kann auch manuell angepasst werden (siehe dazu Eintrag zur Anmeldung). 

Für das Warteliste-Formular kannst du zusätzliche Fragen definieren, welche nur für die Anmeldemaske der Warteliste angezeigt werden. Definiert werden diese über die Zusatzfragen im Drop-down Feld unter "Sichtbarkeit".