Kontingente ohne Umfrage

In Kontingente kannst du deine Kontingente steuern sowie die Kontingentverantwortlichen (KOV) und Kontingent-Unterverantwortliche (KUV) erfassen.

Hast du in den Einstellungen die Umfrage nicht aktiviert, erscheint dir das "Kontingente" Tab wie folgt in drei Schritten:

 1. In Vorbereitung

a. Kontingentverantwortlichen hinzufügen

Suche oder erfasse in einem ersten Schritt deinen Kontingentverantwortlichen. 

a. Das Dropdown zeigt dir deine bereits erfassten KOV

b. Willst du einen neuen KOV erfassen dann klick auf "+ Ticketverantwortlicher hinzufügen".

c. Hinterlege im geöffneten Fenster alle nötigen Informationen des KOV. Sobald du ihn hinzugefügt hast, wird ihm eine Email zugestellt.

Alle Kontingentverantwortlichen, die du erfasst hast erscheinen dir nun in der Übersicht:

Du hast nun die Möglichkeit folgende benutzerdefinierte Einstellungen für jeden KOV zu hinterlegen:

d. Preis der Tickets.

e. Kontingent: Anzahl Tickets die du ihm freistellst.

f. Klicke auf das grüne "Fenster-öffnen-Symbol", um weitere Eigenschaft beim KOV zu erfassen (z. B. ein weiteres Ticket zuzuweisen).

g. Sobald du deine KOV hinterlegt und ihr Kontingent definiert hast, kannst du die Teilnehmerliste öffnen. 

Kontingent des KOV bearbeiten

Folgende Informationen kannst du beim KOV anpassen (siehe Punkt f.).

h. Aktivere die Check-Box wenn Kontingent-Unterverantwortliche hinzugefügt werden dürfen.

i. Ticket-Typ

• Sind in deinem Event im Ticketing mehrere Ticket Typen erfasst, hast du auch beim Kontingentmanagement die Möglichkeit die verschiedenen Tickettypen dem KOV zuzuweisen.
• Wähle dein Ticket im Dropdown aus und füge es hinzu.
• Für jeden Tickettyp kannst du den Ticketpreis (j.) und das Kontingent/Anzahl (k.) bestimmen

k. Entferne einen Tickettyp beim KOV

m. Du kannst bereits hier Kontingent-Unterverantwortliche erstellen. 

Zu beachten: 

• Der KOV hat ebenfalls die Möglichkeit seine Kontingent-Unterverantwortliche nach Öffnung der Teilnehmerliste zu erfassen.
• KOV's und KUV's müssen nur einmal in evenito hinzugefügt werden, danach kannst du jederzeit wieder nach ihnen suchen.

o. Entferne deinen KOV, falls ihm in diesem Event kein Kontingent zusteht.

2. Teilnehmerliste offen

Sobald du alle KOV und ihre Kontingente hinterlegt hast, kannst du die Teilnehmerliste öffnen (siehe Punkt g.).

Eventverantwortlicher:

• Nach dem Öffnen der Teilnehmerliste kannst du wahlweise die Informations-Email an deine KOV (p.) oder KUV (q.) senden. 
• Zu beachten: die Emails müssen unter "Emails" aufgesetzt und aktiviert sein. 

Kontingentverantwortlicher:

• Sobald du die Teilnehmerliste geöffnet hast, werden die KOV's mit einer Informationsmail (von dir vorher definiert) informiert. 
• KOV und KUV können nun ihre Teilnehmer hinzufügen.
• Sobald die Teilnehmerliste geschlossen ist, kann der KOV/KUV keine Teilnehmer mehr erfassen.

Mehr Informationen zur Erfassung der Teilnehmer und der Verteilung der Kontingente (aus Sicht des KOV) findest du HIER.

Alle Aktivitäten der KOV und KUV sind für dich im Tool ersichtlich:

r. Verteilt: Anzahl Tickets welche einem KUV zugewiesen wurde und Anzahl ausgestellter Tickets.

s. Ausgestellt: Anzahl Tickets die einem Gast des KOV/KUV ausgestellt wurden.

t. Anzahl KUV des KOV

u. Sind alle Kontingente aufgebraucht oder der Anmeldeschluss erreicht, kannst die Teilnehmerliste schliessen. 

Zu beachten: falls du in den Einstellungen die "automatische Steuerung der Kontingent Umfrage" aktiviert hast, wird deine Teilnehmerliste automatisch an deinem gesetzten Datum geschlossen.

3. Teilnehmerliste geschlossen

• Sobald die Teilnehmerliste geschlossen ist, können die KOV und KUV keine Kontingente mehr zuweisen.
• Das Tool zeigt dir zu jedem KOV, das final genutzte Kontingent unter "Ausgestellt" (s.) an.
• Du kannst deine Teilnehmerliste jederzeit wieder öffnen indem du auf "Zurück" (v.) klickst. 

Wie weiter? 

Mit Schliessung der Teilnehmerliste ist dein Kontingentmanagement für diesen Event abgeschlossen.

Die erfassten Gäste sind nun unter Teilnehmer ersichtlich.