Teilnehmer hinzufügen: Excel Liste hochladen

Evenito verfügt über ein innovatives Excel-Import-Tool. Du kannst jegliche Arten von Excels importiert und per Drag & Drop die relevanten Inhalte zuordnen.

Zu beachten vor dem Upload:

• Das Excel sollte keine Makros enthalten und nur aus einem Arbeitsblatt bestehen. 
• Jeder Wert (Vorname, Nachname, Email etc.) muss in der Excel-Liste in einer individuellen Spalte hinterlegt sein. 
• Pro Gast müssen mindestens zwei der drei folgenden Werte hochgeladen werden: Vorname, Nachname und Email Adresse. Ansonsten kommt eine Fehlermeldung und der Gast wird nicht importiert. 
• Das Excel darf nicht "unendlich" viele Zellen enthalten.
• Platzhalter der Emails beachten
  • Beispiel: In den Mails können diverse Platzhalter verwendet werden, wie z.B. die Anrede (%participantgreeting%). Wenn solche Platzhalter verwendet werden, müssen die entsprechenden Informationen in der Teilnehmerliste in evenito gespeichert sein. Hierzu mehr unter Emails und Platzhalter.

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Excel Liste hochladen

Wähle "Excel Liste hochladen" unter "Teilnehmer hinzufügen" an, suche deine Teilnehmerliste und lade sie hoch. Folgendes Fenster öffnet sich dir:

 

1. Automatische Zuordnung

• Sobald du das Excel hochgeladen hast, werden die Werte von evenito automatisch den einzelnen Spalten zugeordnet. 
• Die Grünen Buttons zeigen an, welche Werte sich in der jeweiligen Spalte befinden. 
• Überprüfe die Zuordnung. Falls nötig, kannst du die Beschriebe mittels Drag & Drop ändern.

2. Manuelle Zuordnung

• Falls die Erkennung nicht vollständig funktioniert, kannst du die Definition mittels Drag & Drop der entsprechenden Spalte zuordnen. 
• Beispiel: Bei der Spalte "Anrede" fehlt die Zuordnung. Wähle nun von oben den Button "Anrede" an und ziehe ihn mittels Drag & Drop nach unten auf das "x". 

3. Spalte oder Zeile löschen

• Klicke direkt auf das rote Kreuz 
• oder ziehe den grünen Wert aus dem Feld nach oben und klicke anschliessend auf das rote Kreuz

4. Hier kannst du einen automatischen Dubletten-Check durchführen. Aktiviere dafür die Checkbox “Find Duplicates”. Sobald du auf “Importieren” klickst, öffnet sich ein zweites Fenster mit Dubletten, falls welche vorhanden sind.

5. Klicke auf "Importieren" um die Liste in deinen Event zu laden.

Zu beachten:

Vor dem Import solltest du die erste Zeile löschen, da es sich nicht um eine Person, sondern um die Titel der Excel-Liste handelt.

Im Anhang findet sich eine Demo-Liste mit den hinterlegten Werten in der Kopfzeile, die verwendet werden kann, um die Teilnehmerdaten korrekt zu hinterlegen.

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Korrektes Ausfüllen der Excel-Tabelle 

Es ist wichtig, alle Spalten korrekt auszufüllen und zu definieren. Nur so wird ein sauberer Upload und eine gute Verfügbarkeit aller Platzhalter in den Emails gewährleistet. Je nach Verwendungszweck solltest du andere Spalten in der Tabelle ausfüllen. Für die Verwendung der Platzhalter konsultiere bitte den Artikel über die Platzhalter. 

Angaben zur Person

1. Sprache 

• Hinterlege die Sprache des Teilnehmers, wenn dein Event mehrsprachig aufgesetzt ist. Somit wird dem Gast automatisch die Email in der richtigen Sprache zugestellt sowie die Eventwebseite in der richtige Sprache angezeigt.
• Folgende Werte erkennt evenito in der Excel-Liste: 
  • DE = Deutsch 
  • EN = Englisch
  • FR = Französisch
  • IT = Italienisch
• Falls bei einem Gast keine Sprache definiert wurde, wird er der Standardsprache zugewiesen.

2. Geschlecht/Anrede

• Das Geschlecht kann für den Platzhalter %participantGender% in den Emails verwendet werden 
• Evenito generiert automatisch die Anrede, basierend auf dem hinterlegten Geschlecht (Herr/Frau) des Gastes. Dh: Herr = Sehr geehrter Herr / Frau = Sehr geehrte Frau. 
• Bei der Verwendung dieses Platzhalters, stelle sicher, dass du bei allen Gästen das Geschlecht definiert hast. 
• Ist das Geschlecht nicht hinterlegt wird in der Email die Geschlechtsanrede nicht generiert. In der Mail steht dann beispielsweise: "Muster" anstatt "Sehr geehrter Herr Muster". 

3. Briefanrede 

• Definiere deine gästespezifische Anrede, die du mit dem Platzhalter %participantGreeting% in die Mail einfügen kannst.
• Hier hast du die Möglichkeit die Gäste verschieden anzusprechen bsp. per Du oder per Sie. 
• Achte darauf, dass du in dem Fall verschiedene Emails für "Du" und "Sie" Ansprachen aufsetzt, da du auch auf die Verwendung des Vor-oder Nachnamens achten musst.
• Beispiel für eine hinterlegte Briefanrede: Liebe/Lieber, Grüezi Frau/Grüezi Herr

4. Titel

• Füge den Akademischen Titel eines Gastes ein wie z.B.  Dr. Prof etc.
• ACHTUNG: Berufliche Funktionen wie "CEO" oder "Regierungsrat" kommen in die Spalte "Funktion" (siehe Punkt 13).

5. Vorname: Vorname des Gastes. Entsprechende Platzhalter: %participantFirstname%

6. Nachname: Nachname des Gastes. Entsprechende Platzhalter: %participantLastname%

7. Email: Email Adresse des Gastes. Entsprechende Platzhalter: %email%

Zu beachten für 5.,6. und 7: pro Gast müssen mindestens zwei der drei folgenden Werte hochgeladen werden. Ansonsten gibt dir das System eine Fehlermeldung und der Teilnehmer wird nicht importiert.

8. Telefon/Mobile

9. Geburtsdatum

• Wähle das Format als 01.01.2010 und stelle sicher, dass dein Excel das Zahlenformat nicht automatisch auf "Datum" ändert, sondern bei "Standard" oder "Text" belässt.

10. Adressdaten: Hinterlege Adresse, Adresse 2/Postfach, PLZ, Ort, Land und Nationalität. 

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Angaben zur Firma

11. Firma: Hinterlege die Firma des Gastes. Die Information wird beim Fotoreport auf den Nametags angezeigt. 

12. Funktion:  Hinterlege die Funktion des Gastes. Die Information wird beim Fotoreport auf den Nametags angezeigt.

13. Abteilung/ Sub-Firma

14. Referenz: Die Referenz dient dazu, eine Referenz zu hinterlegen. Beispielsweise die Referenznummer aus dem firmeninternen CRM, um den Gast identifizieren zu können.

15. Firma Telefon, Firma Mobile/Telefon 2

16. Büro

17. Adressdaten Firmen 

18. Branche

19. Kontaktdaten der Assistenz : Die Kontaktdaten der Assistenz können erfasst werden, wenn diese in die Kommunikation miteinbezogen werden soll (beispielsweise bei VIPs, die nur wenig Zeit haben).

20. Assistenz in Kommunikation miteinbeziehen

• Aktiviere, dass die Assistenz in die Kommunikation miteinbezogen wird. 
• Du kannst diese Information in dieser Spalte bereits hochladen (0= Nein / 1= Ja) oder danach einzeln bei den Teilnehmern im Backend anpassen. 

21. Website

22. CRM Notiz: Die CRM Notiz wird im evenito CRM abgespeichert und ist eventübergreifend verfügbar. 

23. Pers. Notiz Teilnehmer

• In der Persönlichen Notiz an den Teilnehmer lassen sich eventspezifische Informationen für den einzelnen Gast hinterlegen.
• Diese kannst du mit dem Platzhalter %participantNotes% in deine Email einfügen. Das könnte z.B. der Sitzplatz des Gastes sein. 
• Die persönliche Notiz pro Gast wird auch in unsere Check-in App angezeigt.

24. Maximale Anzahl Begleiter

• In der Exceltabelle kannst du die maximale Anzahl an persönlichen Begleitpersonen pro Gast individuell festlegen. 
• Dieser Wert überschreibt die allgemeine maximale Anzahl Begleitpersonen (pro Gast), welche in der Anmeldemaske definiert wurde. 

25. Host: Wenn das Kontingentsmanagement aktiviert ist, kannst du den Kontingentsverantwortlichen des jeweiligen Gastes hochladen.

26. Kategorie

• Definiere welcher Kategorie der entsprechende Teilnehmer zugehört. 
• Wichtig: Der Kategorienname musst du im Excel genau gleich definieren, wie du ihn im Menü-Punkt "Kategorien" hinterlegt hast. 
• Mehr dazu findest du unter Kategorien.

27. Extrafelder 

• In diesen Feldern kannst du weitere individuelle Daten hochladen. 
• Die Informationen aus den Extrafeldern können mittels Platzhalter in die Mail eingefügt werden: %participantExtraField1%.

28. Teilnehmercode

• Der persönliche Teilnehmercode, der normalerweise automatisch vom System generiert wird, kannst du auch über den Excel-Upload bestimmen. 
• Das eignet sich vor allem in zwei verschiedenen Fällen:
  • Wenn du eine Reihe spezieller Codes versenden möchtest, da die Gäste bspw. per Briefpost eingeladen werden z.B. JUBILAEUM1-JUBILAEUM100
  • Im zweiten Fall wenn bei einem Gast der Anmeldestatus zurück auf neutral gesetzt werden soll. Die Email mit dem persönlichen Anmeldecode wurde bereits versendet. Damit der Link noch gilt, muss der Gast nochmals mit demselben Code hochgeladen werden. Der Teilnehmercode lässt sich über das manuelle Erfassen der Teilnehmer nicht hochladen. 
• Der Teilnehmercode kann über den Platzhalter %participantCode% in die Email eingefügt werden.

29. Newsletter: Erfasse, ob dein Gast den Firmennewsletter erhalten möchte oder nicht. Hinterlege dafür die Werte mit Ja oder Nein.

30. Versteckt

• Definiere, ob der Gast gegen Aussen angezeigt wird oder nicht. Hinterlege dafür die Werte mit Ja oder Nein. 
• Ist ein Gast als "versteckt" hinterlegt, wird er nicht in der Teilnehmerliste angezeigt und seine Fotos werden nicht hochgeladen. 

31. Foto Email aktiviert: Ist die Funktion aktiviert, wird dem Gast automatisch das Fotomail mit seinem persönlichen Foto zugesandt. Hinterlege dafür die Werte mit Ja oder Nein.

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32. Datenschutz-Einwilligungen

• Setze für den Import in der Excel-Liste eine Spalte pro Einwilligung auf. 
• Der Spaltentitel sollte gleich dem Namen der Einwilligung sein.

• Hinterlege die Werte mit Ja oder Nein, ob der Kunde zugestimmt hat oder nicht. 

33. Anmeldestatus Importieren: Wenn du von deinen Gästen bereits weisst, ob sie an den Event kommen oder nicht, kannst du ihren Anmeldestatus über das Excel importieren (für Ticketingevents nicht möglich)

• Angemeldet = 30: Wenn der Teilnehmer sich angemeldet hat, kannst du bei ihm die Zahl 30 einfügen. Das System übernimmt automatisch den Status "angemeldet".
• Abgemeldet = 40: Wenn die eingeladene Person nicht kommen möchte, kannst du in der Zeile eine 40 eintragen.
• Neutral = 0: Wenn der Status neutral Importiert werden soll d.h. weder an- noch abgemeldet, dann kann in der entsprechenden Zeile ein 0 eingetragen werden.

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Tipp: Was mache ich, wenn die Excel-Liste nicht hochgeladen wird?

• Kopiere die Daten in ein neu erstelltes File.
• Prüfe, ob zwei der drei Informationen (Name, Vorname, Email) hinterlegt sind.