Wie erstelle ich meinen ersten Event?

Fabienne Puppin

3. März 2020 14:32

Im folgenden Artikel zeigen wir dir, wie du einen neuen Event von Grund auf aufsetzt. Dabei werden wir dir die wichtigsten Funktionen und Einstellungen rund um evenito erklären. Für spezifische Funktionen verweisen wir dich auf die entsprechenden weiterführenden Artikel.

Meine Events

Nach dem Aufsetzen der Firma und dem Hinterlegen der Daten, wechselst du in den Bereich "meine Events".

1. Hier findest du eine Übersicht über all deine Events. Sie ist in zwei Blöcke unterteilt: "Vergangene Events“ (hier sind auch die heutigen Events aufgelistet) und "Zukünftige Events“.

2. Im Suchfeld kannst du nach einem spezifischen Event suchen.

3. Füge einen neuen Event über den Button "Neuen Event erstellen“ hinzu.

4. Durch einen Klick auf "Erweiterte Filter anzeigen" kannst du nach Event-Daten filtern.

5. Du kannst einen existierenden Event kopieren, indem du auf das weiss-grüne „Doppel-Icon“ rechts vom Event klickst. Lösche einen Event, indem du auf des rote "Kreuz-Icon" klickst.

Wenn du auf den Button "Neuen Event erstellen" (3.) klickst, öffnet sich ein Fenster, wo du als Erstes die Spracheinstellungen des Events hinterlegen kannst

Die Standardsprache für den Event, erkennbar am grünen Button.
Jede weitere Sprache, in der der Event aufgesetzt werden soll.
Die Sprachen kannst du nach Belieben im Dropdown-Menü auswählen und mit "Hinzufügen" zum Event ergänzen.

Wenn du alle Sprachen ausgewählt hast, wird der Event mit einem Klick auf "Weiter" erstellt.

Allgemein

Nach dem Erstellen des Events erscheint links das Event-Menü.

1. Das Fenster vom Tab "Allgemein" öffnet sich.

Folgende Informationen müssen hinterlegt werden:

2. Event Name

3. Event-Webseite URL (Web Adresse der Webseite). Achte darauf, dass du eine einmalige URL verwendest. D. h. die URL darf von keinem anderen Event benutzt werden, auch nicht von einem gelöschten.

4. Event-Startdatum, Event-Enddatum

Sobald du die Event-Informationen ausgefüllt hast, wird der Event mit einem Klick auf „Speichern“ erstellt.

Unter dem Punkt 5. können Datenschutz-Richtlinien hinterlegt werden. Siehe dafür folgende Artikel: Teilnehmer Einwilligung, Cookie Benachrichtigung

6. Hier kann ein User als Viewer hinzugefügt werden. Mehr dazu in folgenden Artikeln: User

7. Wenn man mit einem Partner an einem Event zusammenarbeitet, kann dieser hier hinterlegt werden.

Der neu erstellte Event erscheint dir in der Event-Übersicht unter "Meine Events". Du kannst nun die eventspezifischen Inhalte definieren (wie Website, Design/Farben/Schrift, Emails).

Tipp für die nächsten Anlässe: Kopiere den fertiggestellten Event. Die gesamten Event-Einstellungen (Design, Schriften etc.) werden übernommen und du brauchst diese nur noch anzupassen.

Kategorien

Bevor du die Inhalte deines Events aufsetzt, empfehlen wir dir im Menü-Punkt "Kategorien" deine Gästekategorien zu definieren.

Kategorien können genutzt werden, um die Gäste unterschiedlich anzusprechen.
Weiter können Kategorien dir helfen, den Überblick über deinen Event zu behalten, indem du deine Gäste in verschiedene Gruppen (zB. Mitarbeiter/Externe oder Normal/VIP) einordnest.
Für jede Kategorie kannst du eine spezifische Kommunikation definieren, in Form von individuellen Emails und Anmeldemasken. Ausführlichere Erklärungen dazu erhältst du im jeweiligen Menü-Punkt.

1. Definiere die benötigten Kategorien.

Bitte beachte: die oberste Kategorie gilt als Standardkategorie. D. h. Gäste, die keiner Kategorie zugewiesen wurden, werden automatisch dieser Kategorie zugeteilt.

2. Der Kategorien-Code erlaubt dir, einen Anmeldecode für die jeweilige Kategorie zu definieren. Ist der Anmeldetyp auf privat und werden die Gäste nicht mit ihrem persönlichen Code eingeladen, kannst du ihnen den Kategorien-Code mitteilen. Die Gäste können sich mit dem Kategorien-Code anmelden und werden automatisch der Kategorie zugeteilt.

3. Die maximale Teilnehmer-Anzahl kann hier für alle Kategorien, dass heisst für den gesamten Event, erfasst werden.

4. Lege fest, wie viele Teilnehmer sich pro Kategorie anmelden können. Handelt es sich um einen Ticketing Event, kannst du hier definieren, wie viele Tickets der Gast dieser Kategorie beziehen kann.

5. Das Anmeldeschluss-Datum kann pro Kategorie festgelegt werden.

6. Die Anmeldeschluss-Zeit kann ebenfalls pro Kategorie definiert werden.

Bitte beachte: Bei einem Event ohne Ticketing, ist dies die einzige Möglichkeit, die Anmeldefrist zu gestalten. Bei Ticketing-Events können die Tickets auch zeitlich begrenzt verfügbar sein. Mehr Informationen dazu findest du in den Artikeln zum Ticketing.

7. Lösche eine Kategorie durch einen Klick auf das rote Minuszeichen.

8. Füge eine Kategorie hinzu durch einen Klick auf das grüne Pluszeichen.

Bitte beachte:

Kategorien sind etwas tolles. In einem komplexen Event erlauben sie dir, Struktur im Teilnehmermanagement zu schaffen. Jedoch können unnötige Kategorien zu Verwirrung führen. Deshalb empfehlen wir dir, bedacht damit umzugehen.

Inhalte & Seiten

Nun gehts ans Eingemachte. Im nächsten Schritt zeigen wir dir, wie du deine Webseite und deren Inhalt aufsetzt.

Unter „Inhalte & Seiten“ (1.) erscheint dir eine Übersicht aller Event Unterseiten.

2. Jedes Tab steht für eine Unterseite der Event Web-App.

Die folgenden Seiten sind verfügbar: Allgemeine Informationen, Ort, Programm, Anmeldeseite, Fotogalerie, Teilnehmerliste, Live Umfrage, Rückblick auf letzten Event, Presse-Seite, Feedback, Seite für eigenen Inhalt.

3. Neue Event-Seiten kannst du mit einem Klick auf „Seite hinzufügen“ erstellen.

4. Einzelne Unterseiten kannst du durch einen Klick auf das rote Kreuz löschen.

5. Die Unterseiten, die einen grünen Kreis anzeigen, sind live geschaltet (aktiv) und erscheinen im Frontend auf der Event-Webseite. Sie sind für jedermann aufrufbar.

6. Unterseiten, die einen roten Kreis anzeigen, sind inaktiv. Sie erscheinen nicht im Frontend, du kannst sie aber jederzeit aktiv schalten. Dies ermöglicht dir, bereits eine Seite aufzusetzen/zu gestalten und sie erst zu einem späteren Zeitpunkt freizuschalten.

7. Wenn du deinen Event mehrsprachig aufgesetzt hast, erlaubt dir dieser Button zwischen den verschiedenen Sprachen zu wechseln.

Zu beachten: Seitennamen und Inhalte müssen in allen Sprachen hinterlegt werden.

8. Die "Vorschau der Seite in neuem Tab" erlaubt dir die Vorschau der Event-Webseite im Frontend. Auf der Vorschau werden aktive und inaktive Seiten angezeigt.

Zu beachten: In diesem Schritt der Eventaufsetzung sind die Design- & Farbeinstellungen der Webseite noch nicht hinterlegt. D. h. die Webseite wird dir in der Standardschrift und -farbeinstellungen angezeigt.

9. Sobald du den Event aktivierst, kann die Webseite von externen Personen aufgerufen werden.

Mehr Informationen zu den einzelnen Unterseiten findest du in unserer Wissensdatenbank unter Inhalte & Seiten.

Einstellungen und Inhalt der Event-Unterseiten

Auf jeder Unterseite kannst du den eventspezifischen Inhalt (Text, Bild) hinterlegen, sowie die Einstellungen anpassen.

Jede Unterseite kann aktiviert und deaktiviert werden. Sobald das Kästchen „Aktiv“ angewählt ist, erscheint die Seite live auf der Event-Webseite (sofern der Event ebenfalls aktiv ist). Wenn eine Seite aktiv ist, erscheint bei dieser ein grüner Kreis.
Die Aktivierung der Unterseite kann zeitlich (ab bestimmten Datum, bis Datum) gesteuert werden.
Definition des Namens der Unterseite, welcher auf der Webseite angezeigt wird.
Im Textfeld "Inhalt" können generelle Informationen festgelegt werden – z. B. eine Erläuterung oder eine Anleitung (mehr zur Formatierung, siehe unten).
Spezifisches Header-Bild, welches nur auf dieser Unterseite angezeigt wird.
Durch klicken auf "Suchen", kannst du dein Header-Bild auswählen und hochladen.
Klicke auf "Speichern", damit deine Inhalte und Änderungen übernommen werden.

Die Seite kann jederzeit im Frontend eingesehen werden, indem auf „Vorschau der Seite in neuem Tab“ geklickt wird. Damit die Vorschau funktioniert, müssen die Änderungen gespeichert worden sein (Schritt 7).

Das Inhaltsfeld

Das Feld für den Inhalt bietet verschiedene Möglichkeiten zur Gestaltung der Event-Unterseite.

Die Quellcode-Funktion bietet dir die Möglichkeit, das Inhaltsfeld selber zu programmieren.
Hier findest du verschiedene Einfüge-Optionen um beispielsweise rohen Text aus einem Word Dokument zu übernehmen. Am besten fügst du den Text über einen Klick auf diesen Button ein.
Mit einem Klick auf die Pfeile kannst du Änderungen in deinem Text rückgängig machen oder wiederherstellen.
Das Inhaltsfeld lässt sich hier vergrössern.
Der Text wird in Blöcken angezeigt.
Formatierung des Textes (Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen).
Mit diesem Button lassen sich Formatierungen aus dem Text entfernen. Das empfiehlt sich vor allem, wenn du viel Text aus verschiedenen Quellen einfügst und eine einheitliche Gestaltung willst.
In diesem Bereich lässt sich der Text zu Aufzählungen, Listen oder Zitierblöcken zusammenfassen.
Darstellung des Textes links-, rechtsbündig oder zentriert.
Füge Verlinkungen zu Webseiten hinzu. Du kannst auch ein PDF Dokument (z.B. das Eventprogramm) oder ein Bild verlinken. Um Bilder oder andere Dateien zu verlinken, musst du im aufpoppenden Fenster das Tab "Hochladen" anwählen, dort eine Datei auswählen und diese an den Server schicken.
Einfügen/hochladen von Bildern.
Tabelle einfügen, um den Text zu formatieren.
Einbetten von Videos über einen iFrame Code, den du aus Youtube oder Vimeo kopieren kannst.
Änderung der Grösse und Schriftart des Textes.
Die Farbe des Textes kannst du hier ändern.

Anmeldeseite

Auf der Unterseite "Anmeldung" hast du die Möglichkeit deine Registrationsmaske (1.) sowie die Systembenachrichtigungen (2.) zu definieren.

2. Systembenachrichtigungen

Systembenachrichtigungen sind Informationstexte an den Gast, welche beispielsweise bei Ablauf der Anmeldefrist oder erreichen der maximalen Teilnehmerzahl angezeigt werden. Diese sind standardmäßig hinterlegt. Willst du eine personalisierte Meldung hinterlegen, kannst du diese unter der jeweiligen Meldung direkt daneben individuell verfassen.

3. Anmeldetyp

In evenito hast du die Möglichkeit selbst zu definieren, wer sich an deinem Event anmelden darf. Dies kannst du unter Anmeldetyp regulieren.

Privat

Gäste können sich nur anmelden, wenn sie einen persönlichen Registrations-Link in der Einladungsmail oder einen Code (QR-Code, Teilnehmer-Code oder Kategorien-Code) erhalten.
Durch einen Klick auf den Registrations-Link oder durch Eingabe des persönlichen Teilnehmer-Codes gelangt der Gast auf die vorausgefüllte Anmeldemaske.

Halb-Geschlossen

Dieser Anmeldetyp besteht aus zwei Funktionen:

Eingeladene Gäste können sich mit dem persönlichen Registrations-Link oder Code anmelden (wie im privaten Anmeldetyp).
Nicht eingeladene Gäste können auf der Anmeldemaske, durch Eingabe ihrer Email Adresse, einen Registrations-Link/Code anfordern. Hierfür muss die Email "Code-Mail: Halb-offenen Anmeldung" aufgesetzt sein. Ist diese Email aktiv geschaltet, wird es von dem Gast automatisch ausgelöst.
Alternativ kannst du auch Interessenten abfangen. Sie werden dann in der Teilnehmerliste angezeigt und du kannst selbst bestimmen, ob du ihnen einen Registrations-Link/Code zusenden willst. Dafür brauchst du die Email "Code-Mail: Halb-offenen Anmeldung" nicht aufzusetzen.

Offen

Jeder, der die Event-Webseite besucht, kann sich registrieren.
4. Zusätzlich kannst du die Checkbox "Feld für Teilnehmer-Code aktivieren". Eingeladenen Gästen erlaubt dies, durch einen Klick auf den Registrations-Link oder durch Eingabe des persönlichen Codes, auf die vorausgefüllte Anmeldemaske zu gelangen.

Bitte beachte: Die Abmeldefunktion ist nur bei eingeladenen Gästen (persönlicher Registrations-Link oder Code) möglich.

6. Anmeldemaske pro Kategorie

Wenn du in deinem Event verschiedene Gästekategorien (unter "Kategorien") definiert hast, hast du die Möglichkeit pro Kategorie eine individuelle Anmeldemaske aufzusetzen.
Du kannst das Begleitungsmanagement, die Angaben zur Person/Firma sowie die offenen Fragen pro Kategorie individuell bestimmen.
Beispielsweise darf die Kategorie "VIP" zwei Begleitpersonen mitnehmen und muss Zusatzfragen beantworten. Die Kategorie "Gäste" darf keine Begleitpersonen mitbringen und muss keine Zusatzfragen beantworten.
Wenn du verschiedene Masken benötigst, klicke einfach auf das "+" und füge die gewünschte Kategorie hinzu.
Info: Wenn für alle Kategorien dieselbe Anmeldemaske gilt, reicht es aus, diese für die erste Kategorie zu definieren. Dieselbe Maske gilt für alle Kategorien.

7. Willkommens-Box

Die Willkommensbox bietet dir die Möglichkeit, dass sich die Gäste ohne Blick auf das Anmeldeformular an- oder abmelden können.
Bei Aktivierung erscheint der An- und Abmeldebutton oberhalb des Anmeldeformulars (auf der Webseite).
Das Textfeld bietet dir die Möglichkeit, eine personalisierte Begrüssung der Gäste auf der Anmeldemaske zu hinterlegen.
- Dabei können die Platzhalter Geschlechtsanrede (%participantGender%), Anrede (%participantGreeting%), Vorname (%firstName%) und Nachname (%lastName%) verwendet werden.
- Falls kein individueller Text hinterlegt wird, erscheint der Standard Willkommens-Text.

8. Begleitungs-Management

Du kannst pro Kategorie das Begleitungsmanagement definieren. Folgende vier Optionen stehen dir zur Verfügung:

Keine Begleitung: Den Gästen ist es nicht erlaubt, eine Begleitperson mitzubringen.
Unspezifische Begleitung (+x Personen): Die Gäste können eine Anzahl Begleitpersonen anmelden, ohne dabei Angaben der Begleitpersonen auszufüllen. Im Gästemanagement sowie im Check-in App ist lediglich die Information +1 / (+x) ersichtlich.
Spezifische Begleitung
- Gäste können eine von dir bestimmte Anzahl an Begleitpersonen anmelden. Du kannst eine individuelle Anmeldemaske für die Begleitperson definieren, die die benötigten Informationen abfragt (z.B. Vorname, Nachname, Email Adresse).
- 9. Zudem hast du die Möglichkeit, Begleitpersonen ohne Namen zu erlauben.
Begleitung Emaileinladung
- Der eingeladenen Gast hat die Möglichkeit, eine Einladungsmail an die gewünschten Begleitpersonen auszulösen. Die eingeladene Begleitperson erhält in der Email einen Link zur Anmeldemaske, wo sie sich selber an- oder abmelden kann.
- Zu beachten: die Email "Begleitung Einladung" muss aufgesetzt, angepasst und aktiviert werden.

Anzahl Begleitpersonen

Generell: für unspezifische, spezifische Begleitung sowie Begleitung Emaileinladung kannst du die maximale Anzahl Begleitpersonen pro Gast definieren.
Individuell: zudem kann über den Excel-Upload für jeden Gast eine individuelle Anzahl an Begleitpersonen definiert werden. Diese Einstellungen können jederzeit unter "Teilnehmer“ manuell angepasst werden.

Zu beachten: Die individuellen Einstellungen überschreiben die generellen Einstellungen in der Anmeldemaske. Beispiel: wenn für jeden Gast 2 Begleitpersonen definiert wurden (in der Anmeldemaske), beim Gast selber jedoch 1 Begleitperson hinterlegt ist, darf dieser Gast 1 Begleitperson einladen/anmelden.

Setup der Anmeldemaske

Sobald du die Grundeinstellungen hinterlegt hast, kannst du für die Hauptgäste (10.) und Begleitpersonen (11.) die benötigten Informationen definieren.

12. Angaben

Die Anmeldemaske besteht aus vier Bereichen: Angaben zur Person, Angaben zur Firma, Rechnungsdetails (bei Ticketing Event) & Weitere Angaben (Fragen).

Pro Bereich hat es vordefinierte Inhalt-Boxen. Für jede Box kannst du entscheiden, ob diese Informationen abgefragt werden sollen oder nicht. Zwischen folgenden Optionen kannst du wählen:

Deaktiviert: Die Box wird auf der Anmeldeseite nicht angezeigt.
Optional: Die Box ist aktiv und der Gast kann eine Antwort geben, muss aber nicht.
Erfordert: Die Box ist aktiv und der Gast muss diese beantworten.
Schreibgeschützt: Die Box ist aktiv, der Gast kann die Daten nur sehen aber nicht ändern. Diese Option kann nur bei personalisierten Anmeldungen genutzt werden.

13. Weitere Angaben

1. Elementtyp: Auswahl des Frageelements.

2. Definition, wann das Element angezeigt werden soll:

Immer (= An- und Abmeldung)
Nur bei Registrierung
Nur bei Abmeldung

3. Erforderlich: ob die Beantwortung der Frage erforderlich oder optional ist.

4. Füge die gewünschte Frage hinzu.

5. Definiere die Antwortmöglichkeiten.

6. Für zusätzliche Antwortoptionen klicke auf "Antwort hinzufügen".

7. Hier siehst du, wie viele Personen diese Antwortmöglichkeit gewählt haben.

8. Beschränkung der Anzahl an Antworten: Sollte von einer Antwortmöglichkeit nur eine beschränkte Anzahl zur Auswahl stehen, kannst du dies entsprechend hinterlegen. Beispielsweise: Der Gast kann auswählen, in welchem Workshop er teilnehmen möchte. Pro Workshop hat es eine Kapazität von 20 Personen. Bei den Antworten kann nun im Feld "Anzahl" 20 eingetragen werden. Sobald 20 Gäste diese Antwort gewählt haben, steht sie nicht mehr zur Verfügung.

9. Durch die Aktivierung wird die Antwortverfügbarkeit für den Teilnehmer auf der Webseite angezeigt.

10. Unterfrage hinzufügen: Bei jeder Antwort kann optional noch eine Folgefrage hinzugefügt werden. Wählt ein Gast die entsprechende Antwort aus, wird die Folgefrage angezeigt.

11. Antwort löschen: Klicke auf das rote "x", um eine Antwort zu löschen.

12. Gesamte Frage löschen.

13. Position anpassen: die Position des Frageelements kannst du mittels Drag & Drop anpassen.

14. Klicke auf "Frage hinzufügen", um eine weitere Frage zu definieren.

Event Visuals

Im Menü-Punkt "Event Visuals" kannst du Headerbilder, Eventvisuals und Fotobanner hochladen.

Für den Upload der Visuals gilt:

Datei Format: .png oder .jpeg
Bildgrösse: möglichst hohe Auflösung. Je höher die Auflösung, desto besser die Qualität. Es gilt jedoch zu beachten, dass die Dateigrösse nicht zu hoch ist, da dies die Ladedauer der Bilder auf dem Handy verlängert.

1. Event Visuals
Diese Grafik erscheint in der internen Event-Übersicht (unter "Meine Events"), auf der Check-in & Tagging App und der Vorschau in den Medienportalen.

Seitenverhältnis: 1:1
Mindestgrösse: Breite: 300px, Höhe: 200px
Quadratischer Ausschnitt Titelseite: Definition des quadratischen Ausschnitts des Eventvisuals.

2. Standard Headerbild
Das Headerbild erscheint bei allen Seiten auf der Event-Webseite als Standardbild, sofern kein individuelles Headerbild hinterlegt wird.

Seitenverhältnis: Wie gewünscht – ideal: 10:2 oder 10:4. Das Seitenverhältnis kann unter "Design & Einstellungen“ im Tab "Layout“ angepasst werden.
Mindestgrösse: Breite: 1200px, Höhe: frei definierbar

1. Suche nach deinem gewünschten Standard-Headerbild und lade es hoch.

2. Mit einem Klick auf "Headerbild Seitenverhältnis-Einstellungen" gelangst du direkt auf das Tab "Layout". Hier kannst du die Seitenverhältnis-Einstellungen anpassen.

3. Lege den Ausschnitt des hochgeladenen Headerbildes fest.

4. Headerbild einstellen, sodass es entweder über die ganze Seite reicht ("volle Breite") oder bündig mit dem Inhalt ("An Inhalt angepasst") dargestellt wird.

3. Foto-Banner
Der Foto-Banner ermöglicht es dir, ein Banner über deine Event-Fotos zu legen.

Du kannst definieren, wo der Banner angezeigt werden soll (Fotogalerie / Slideshow / Original)
Der Banner muss als durchsichtiges png mit der Idealauflösung von 3696x2456 Pixel hochgeladen werden.

Design & Einstellungen

Definiere allgemeine Einstellungen sowie das Design der Event-Webseite.

Allgemein

1. Durch einen Klick auf die URL öffnet sich die Event-Webseite.

2. Definiere ein Passwort, falls du deine Webseite nur für deine Gäste zugänglich machen möchtest. Vergiss nicht, ihnen das Passwort mitzuteilen.
3. Aktivierung & Deaktivierung der Google-Indizierung (Fotos, Teilnehmerliste).

Sprache

Unter Sprachen kannst du weitere Sprachen hinzufügen, sowie deine Standardsprache ändern.

Schriftart und Farbeinstellungen

Unter Schriftart und Farbeinstellung kannst du die Schrift und Farben für deine Webseite hinterlegen.

1. Schriftart pro Texttyp (wie z.B. Titel, normaler Text)

Die hinterlegte Standard-Schriftart ist Arial.
Evenito bietet die populärsten Schriften an (Arial, Times New Roman, etc.) und hat alle Google Fonts integriert. Diese decken die meisten der gängigen kostenpflichtigen Schriftarten ab.
Wenn du einen Google Font ausgewählt hast (unterhalb der gestrichelten Linie), kann eine Vorschau der Schrift angezeigt werden, indem links über den Texttyp (z.B. Titel, Navigation) gefahren wird.
Die Hinterlegung deiner firmeneigenen Schrift ist auch möglich, wende dich dafür gerne an das evenito-Team, wir helfen dir gerne weiter.

2. Schriftgrösse pro Texttyp
3. Schriftfarbe pro Texttyp

4. Farbe des Elements, wenn man mit der Maus darüber fährt.

5. Durch Klicken auf das Farbfeld, öffnet sich die Farbpalette. Hier kannst du durch den RGB, HSB oder HEX Code deiner Farbe hinterlegen.

Im unteren Teil kannst du die Farbeinstellungen der Buttons/Hintergründe und die sich darin befindenden Schriften anpassen.

Die Aktiv-Farbe ist die, in welcher der Button aufleuchtet, wenn du mit dem Mauszeiger darüber fährst. Die Passiv-Farbe ist wiederum diejenige, in welcher der Button angezeigt wird, wenn du nicht mit der Maus darüber fährst.

Bitte beachte: nur Button- und Hintergrundfarben, die du tatsächlich benötigst, musst du anpassen.

Layout

1. Headerbild-Seitenverhältnis: Einstellungen für das Format des Headerbildes, welches im Bereich "Eventvisuals" im Tab "Standard-Headerbild" hinterlegt ist.

2. Favicon

Dass Favicon ist das kleine Icon, welches im Browser-Tab angezeigt wird
Dateiformat: .png
Dategrösse: nicht relevant – Icon sollte aber rechteckig sein

3. Position des Event-Namens

Definiere die Position des Event Namens auf der Webseite. Standardmässig wird der Name in der unteren linken Ecke auf dem Headerbild angezeigt. Für eine andere Position kannst du im Dropdown-Menü die gewünschte Option auswählen.

4. Wähle die Hintergrundfarbe der Webseite.

5. Du hast die Möglichkeit ein eigenes Hintergrundbild sowie dessen Position zu definieren.

6. Für den Footer hast du zwei verschiedene Einstellungsmöglichkeiten:

Standardeinstellungen: Firmenlogo und Firmendetails werden automatisch aus den hinterlegten Firmendaten im Menü „Meine Firma“ unter „Allgemein“ übernommen.
Individueller Footer: für individuelle Footer kannst du das HTML-Feld nutzen. Sobald du hier einen Inhalt definiert hast, wird der Standard-Footer überschrieben.

Vergiss nicht, alle Änderungen mit einem Klick auf den Button "Speichern" zu aktivieren.

Einladungen & Emails

Unter Einladungen & Emails kannst du deine eventspezifische Kommunikation aufsetzen.

1. Übersicht Emails

Evenito bietet dir eine Auswahl an vordefinierten Emails an. Die Reihenfolge der Emails kannst du durch einen längeren Mausklick verschieben. Wir empfehlen dir, die Emails der zeitlichen Reihenfolge nach zu ordnen.

2. Lösche eine Email mit einem Klick auf das rote Kreuz.

3. Unter "Weitere Email hinzufügen" kannst du zusätzliche, für deinen Event benötigte Emails, ergänzen. Wähle dazu aus dem aufpoppenden Dropdown Menü die entsprechende Email aus. Diese Email erscheint dann als neues Tab.

4. Mails pro Kategorie

Falls du verschiedene Gästekategorien definiert hast, kannst du pro Email-Typ (Einladung, Reminder etc.) unterschiedliche Emails aufsetzen.
Klicke dafür auf den Plus-Button und wähle die Kategorien aus, für welche du die entsprechende Email aufsetzen willst. Die angewählte Kategorie erscheint in dunklem Blau, die anderen in Grau.
Falls du mehrere Gästekategorien definiert, jedoch nur eine Mail aufgesetzt hast, wird diese Email für die restlichen Kategorien verwendet.

5. Template von einer anderen Mail importieren

Mit einem Klick auf „Template aus einer anderen Mail importieren“, kann das Design und der Inhalt von einer anderen Email übernommen werden. Hierfür musst du den gewünschten Event, Email-Typ, die Gästekategorie sowie die Sprache auswählen.

6. Email aktivieren

Sobald du die Email fertig aufgesetzt hast, kannst du sie aktivieren.
Ist die Mail aktiv geschaltet, wird der Punkt grün.
Ist der Event auch aktiv geschaltet, kannst du die Email an deine Gäste versenden.

Absender Daten & Email Betreff

7. Absendername, 8. Absender Email Adresse sowie 9. Email Betreff können frei gewählt werden

Bitte beachte: Damit die Mails versendet werden können, muss die Email Adresse von evenito im Vorfeld einmalig verifiziert werden.

10. Das Email-Programm von evenito besteht aus drei Bereichen

Email bearbeiten: In diesem Tab wird das Email Design definiert und der Inhalt eingefügt.
Emails versenden: Sobald eine Email fertig aufgesetzt wurde, kann diese hier versendet werden.
Statistik: Die Statistik zeigt dir Statusinformationen zum Mailing nach dem Versand an.

11. Sprache

Ist dein Event mehrsprachig, hast du hier die Möglichkeit deine Emails auch mehrsprachig aufzusetzen.
Wechsle dafür im Dropdown auf die gewünschte Sprache und kreiere die Mail.

Email Text & Design

Der Email-Editor von evenito ermöglicht es dir, die Email deinen Wünschen entsprechend zu gestalten.

1. Der Email-Editor bietet dir drei Ebenen zur Gestaltung: Inhalt, Zeile und Allgemein.

2. Struktur der Email.

3. Content innerhalb der Struktur.

4. Mit einem Klick auf den Content der Email (schwarzes Fenster poppt auf) kannst du diesen formatieren.

5. Klicke auf "Mehr", um die Platzhalter anzuzeigen.

6. Dieser Button erlaubt dir den Content/die Struktur zu verschieben (nach oben oder unten).

7. Funktion zum Löschen oder Duplizieren des Contents.

8. Erlaubt dir die Formatierungen zu wiederholen/ rückgängig zu machen.

9. Vorschau der Email.

10. Füge ein Anhang wie ein PDF, Power Point oder Kalendereinträge der Mail bei.

11. Mit der Test-Mail kannst du dir eine Email zusenden, ohne dass der Event und die Email aktiviert ist. Füge dich dafür als Teilnehmer hinzu und wähle dich im aufpoppenden Fenster aus.

Allgemein

Hier kann die Breite des Inhalts, die Hintergrundfarbe sowie eine Standard-Schriftart und -Farbe eingestellt werden:

Zeile

Via Drag & Drop lässt sich deine Email strukturieren. Der Editor bietet mehrere vordefinierte Strukturen. Diese können mit einem Klick angewählt und an den gewünschten Ort in der Mail gezogen werden.

Inhalt

Sobald du die Struktur gesetzt hast, kannst du sie mit dem gewünschten Inhalt füllen. Folgende Inhalt-Typen bietet der Mail-Editor: Text, Bild, Button (Knopf), Divider (Trenner), Social Media Buttons, HMTL. Der gewünschte Inhalt-Typ kann mittels Drag & Drop einfach an den gewünschten Ort im Mail gezogen werden.

Nachdem die Inhalt-Typen gesetzt wurden, können diese mit Inhalt gefüllt werden (z.B. Bild hochladen, Text einfügen, Farb- und Schriftarten einstellen, etc.).
Um den Inhalt zu bearbeiten, einfach darauf klicken und im Inhalt-Feld selber oder rechts die gewünschten Formatierungsanpassungen vornehmen.

Platzhalter

Das evenito Mailing bietet dir mehrere Platzhalter, welche die Teilnehmerdaten automatisch in die Emails einbinden und dir eine personalisierte Kommunikation erlauben.

Um einen Platzhalter einzufügen, klicke auf "Mehr" (5.). Folgende Übersicht aller Platzhalter erscheint:

1. Suche den gewünschten Platzhalter in der entsprechenden Kategorie.

2. Mit einem Klick auf den Platzhalter, erscheint rechts eine Erläuterung, der geschriebene Codes sowie ein Beispiel.

3. Füge den Platzhalter in den Inhalt ein.

Wichtig: Damit die Platzhalter richtig funktionieren, müssen die entsprechenden Daten auf evenito vorhanden sein (z.B. über den Excel-Upload der Gästeliste). Beispiel: Wenn der Platzhalter Anrede genutzt wird, muss die Anrede bei jedem Gast hinterlegt sein. Evenito zeigt an, ob der Platzhalter genutzt werden kann oder nicht (= ob die benötigten Daten im System hinterlegt sind).

Erscheint der Platzhalter grün, sind die Daten bei allen Teilnehmern hinterlegt. Der Platzhalter kann verwendet werden.
Erscheint der Platzhalter orange, fehlt die entsprechende Information bei mindestens einer Person. Der Platzhalter sollte nicht verwendet werden.
Erscheint der Platzhalter rot, fehlt die entsprechende Info bei allen Teilnehmern. Der Platzhalter sollte nicht verwendet werden.

Wichtige Informationen zum Email Versand:

Damit du die Emails an deine Gäste versenden kannst, muss der Event sowie die Email selbst aktiviert sein.
Alle Emails müssen manuell versendet werden. Ausser die Anmelde-, Abmeldebestätigungsmail sowie die "Begleitung Einladung" und "Code-Email: Halb-offene Einladung". Sie werden automatisch ausgelöst (wenn sie aktiviert sind).

Teilnehmer

Unter Teilnehmer kann das Teilnehmermanagement über den ganzen Event hinweg gesteuert und kontrolliert werden. Hier eine Übersicht zu den wichtigsten Funktionen:

1.Teilnehmer hinzufügen

a. Gäste via Excel-Liste hochladen

Evenito verfügt über ein innovatives Excel-Import-Tool. Du kannst jegliche Arten von Excels importieren und per Drag & Drop den relevanten Inhalten zuordnen.

Zu beachten:

Die Excel-Datei sollte keine Makros enthalten und nur aus einem Arbeitsblatt bestehen.
Jeder Wert (Vorname, Nachname, Email etc.) muss in der Excel-Liste in einer individuellen Spalte hinterlegt sein. Sobald die Excel hochgeladen wird, werden die Werte von evenito automatisch den einzelnen Spalten zugeordnet. Falls die Erkennung nicht vollständig funktioniert, kannst du die Definition mittels Drag & Drop der entsprechenden Spalte zuordnen.
Pro Gast müssen mindestens zwei der drei folgenden Werte hochgeladen werden: Vorname, Nachname und Email Adresse. Ansonsten erscheint eine Fehlermeldung und der Gast wird nicht importiert.
Wenn du eine Zeile oder Spalte löschen willst, kannst du entweder direkt auf das rote Kreuz klicken oder zuerst den grünen Wert aus dem Feld ziehen und anschliessend das rote Kreuz anwählen.

b. Gäste manuell hinzufügen

Unter „Person manuell hinzufügen“, kann eine Einzelperson in den Event geladen werden.

Falls diese Person als Begleitperson eines anderen Gastes kommt, kann unter „Zusätzliche Informationen“ der einladende Teilnehmer ausgewählt werden (dieser muss bereits in der Gästeliste erfasst sein).

c. Aus dem CRM importieren

Des Weiteren kannst du auch Gäste aus dem CRM importieren. Mehr dazu im ausführlichen Artikel über die Teilnehmer-Seite.

Zu beachten:

Die endgültige Teilnehmerliste solltest du erst in den Event laden, wenn die Event Webseite und die Kommunikation (Emails) fertiggestellt sind.
Alle Daten zu einer Person auf einmal in evenito laden. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nur individuell und manuell möglich.
Beachte vor dem Upload die verwendeten Platzhalter in den Emails.
Beispiel: Auf evenito kannst du diverse Platzhalter verwenden, wie z.B. die Anrede (%participantgreeting%). Werden solche Platzhalter in den Emails verwendet, müssen die entsprechenden Informationen in der Teilnehmerliste in evenito hochgeladen werden. Mehr Informationen dazu, findest du im weiterführenden Artikel unter Platzhalter.

2. Teilnehmer löschen

Mit der "Alle Teilnehmer löschen" Funktion kannst du die gesamte Teilnehmerliste löschen.

3. Teilnehmer Daten

In den Teilnehmerdaten findest du eine Übersicht aller Teilnehmer deines Events und deren Informationen.

Übersicht über die Symbole der Teilnehmerseite:

Angemeldet	Abgemeldet	Eingecheckt	Einzelne Teilnehmerinformationen bearbeiten	Einzelne Teilnehmer löschen

4. Filter Funktion

Einfaches Filtern der Gästeliste nach 1. Gästekategorie, 2. Tickettyp (nur bei Ticketing Event), 3. Anmeldestatus, 4. Bezahlstatus (nur bei Ticketing Event), 5. Checkin-Status oder im Suchfenster, 6. nach Namen, Funktion, Firma, Gastgeber, Gästecode etc. (Hier bitte jeweils nur einen Wert, wie Vor- oder Nachname eingeben, da die Suche keinen Abstand akzeptiert.)
Evenito filtert die Gästeliste entsprechend den gesetzten Häckchen/Suchwort.
Klicke auf das weisse Quadrat links von einem Gast, um den gewünschten Gast anzuwählen.

5. Auswahl

Mit dem "Auswahl" - Button kannst du bestimmen, was mit den gefilterten Kontakten geschehen soll.

a. Angezeigte Teilnehmer aktivieren: wählt die gefilterten Teilnehmer an.

b. Auswahl umkehren: wählt die Personen an, welche im Moment nicht angewählt sind (und umgekehrt).

c. Auswahl zurücksetzen: setzt die Auswahl zurück.

6. Details zur Teilnahme

Übersicht aller Anmeldeinformationen wie a. Anmeldestatus, b. Begleitung und c. Antworten der Anmeldemaske. Anpassungen der Antworten der Anmeldemaske sind nur hier möglich.

7. Aktionen

Wenn du eine oder mehrer Gäste aktiviert hast, kannst du unter "Aktionen" folgende Handlungen ausüben.

8. Export

Verschiedene Gästelisten können jederzeit aus evenito exportiert werden. Klicke dafür auf "Export" und wähle die gewünschte Liste aus. Diese wird automatisch generiert und heruntergeladen.

a. In dieser Liste werden alle Teilnehmerinformationen angezeigt, die erfasst wurden, wie z.B. Adressen, Notizen etc., Begleitungs- und Kontingentsinformationen sowie Anmelde- und Check-in Status. Nicht angezeigt werden hingegen die Antworten aus der Teilnehmermaske (siehe dazu unter d.)
b. Dieser Export eignet sich für das personalisierte Versenden von Einladungen und enthält die Personalien eines Gastes sowie die Privat- und Firmenadressen. Ausserdem wird der Teilnehmercode sowie die QR- Code Nummer und die Kategorie angezeigt.
c. Hier handelt es sich um eine kurze Liste, die dafür geeignet ist, das Check-in durchzuführen. Angezeigt werden Personalien, Email Adresse, Firma, Funktion, Anmeldestatus sowie der Teilnehmercode. Zudem wird angezeigt, ob der Gast eine Begleitung mitnimmt oder ob er selber von einem anderen Teilnehmer eingeladen wurde.
d. Wenn du in der Anmeldemaske Fragen an deine Gäste definiert hast, kannst du die Antworten über diese Funktion exportieren. Hier wird auch der Anmeldestatus angegeben. Bitte beachte, dass pro Gästekategorie ein Sheet erstellt wird.
e. Excel-Liste mit dem persönlichen Teilnehmer-Code, inkl. QR-Codes. Diese QR-Codes werden von der Check-in App erkannt und können für das Einlassmanagement verwendet werden.
f. Excel-Liste mit dem persönlichen Link auf die personalisierte Registrationsmaske, inkl. QR-Codes. Mit diesem QR-Code gelangt der Teilnehmer auch auf seine personalisierte Registrationsmaske. Der QR-Code wird aber momentan nicht von der Check-in App erkannt und sollte deshalb nicht für das Eingangsmanagement genutzt werden.
g. Über diesen Export können alle Tickets in einem PDF heruntergeladen werden.

9. Dubletten Analyse

Die Datenqualität der Gästeliste kann mithilfe der Dubletten Analyse getestet werden. Klicke dazu auf den Button "Dubletten Analyse". Evenito zeigt dir mögliche Dubletten an. Diese können zusammengeführt, gelöscht oder ignoriert werden.

Congrats #evenitorocks mit dir.

Du hast deinen Event nun erfolgreich aufgesetzt und bist schon fast bereit für den Einladungsversand.

Bitte beachte: falls du einen Ticketing Event erstellst, lese hier weiter: evenito Ticketing.

Wie weiter?

Folgende Punkte solltest du noch beachten:

Löse selbst für jede erstellte Email eine Test-Mail aus und überprüfe diese.
Aktiviere deinen Event und die Emails.
Testing: Spiele den Anmeldeprozess mit allen Kategorien und Möglichkeiten (mit/ohne Begleitung, ab-/anmelden, verschiedene Sprachen) durch.
Lade die Teilnehmerliste mit allen nötigen Informationen hoch.

Mehr Informationen zum Versand deiner Mails findest du hier: Mailversand.