Die Erfassung des Wunschkontingents sowie der Teilnehmer geschieht beim Kontingentverantwortlichen (KOV) in einem separaten Bearbeitungsfenster.


Umfrage offen

Sobald du die Umfrage eröffnet hast, kannst du den KOV mit der "Umfrage offen" Email  informieren. Klickt er in der Mail auf den Eventlink, gelangt er auf sein persönliches evenito Bearbeitungsfenster.


Event-Informationen

Im Reiter Event-Informationen sind für ihn die Informationen ersichtlich, die du in den Einstellungen hinterlegt hast.

Der KOV kann die Sprache der Information auswählen/ändern (1.) zudem wird er durch die Verlinkung direkt auf die Eventwebseite verwiesen (2.). 


Kontingente

3. In Kontingente hat der KOV die Möglichkeit sein Wunschkontingent zu definieren. Die eingegebenen Daten werden direkt ins Tool übermittelt und sind für den Eventverantwortlichen ersichtlich.

4. Wurde die "automatische Steuerung" aktiviert, sieht der KOV die Timeline zur Öffnung/Schliessung der Umfrage und Teilnehmerliste.

Sobald die Umfrage geschlossen ist, definierst du (als Eventverantwortlicher) welches Kontingent dem jeweiligen KOV zugeteilt wird. 


Teilnehmerliste offen

Ist die Teilnehmerliste offen, kann der KOV seine KUV sowie Teilnehmer erfassen.

5. In Kontingent-Unterverantwortliche kann der KOV seine KUV erfassen.

6. Der KOV definiert welches Kontingent er dem KUV zuteilt.

7. Zudem kann er ein Deadline-Datum definieren bis wann der KUV seine Teilnehmer erfassen kann.

8. Sobald der KOV das Kontingent sowie die Deadline seiner KUV erfasst hat, kann er sie darüber mit einer Email informieren. Diese Mail wird von dir unter "Emails" aufgesetzt.


Teilnehmer

Unter Teilnehmer managed der KOV seine Gäste. 

9. Ist die Teilnehmerliste offen, muss er zuerst selbst angeben, ob er am Event teilnimmt. Sobald sich der KOV am Event angemeldet hat, wird ihm ein Ticket zugewiesen und er erscheint in der Teilnehmerliste.

10. Übersicht über deine verfügbaren und bereits gebrauchten Tickets pro Ticketkategorie.

11. Meinen Anmeldestatus ändern: Der KOV kann sich hier wieder vom Event ab- oder anmelden.

12. Über "+neuen Teilnehmer hinzufügen" kann der KOV seine Gäste erfassen. Sobald er den Button anwählt, öffnet sich ihm ein Fenster wo er alle relevanten Informationen ausfüllen muss.

13. Der KOV kann über den Listen Export entweder die Teilnehmerdaten exportieren oder die Tickets seiner erfassten Gäste.

14. Im unteren grauen Feld werden dem KOV alle erfassten Gäste angezeigt.

15. Klicke auf den Namen des erfassten Teilnehmers, um detaillierte Informationen vom Kunden zu sehen.

Wenn du die detaillierten Informationen geöffnet hast, stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung:

16. Bearbeitung der Kundendaten.

17. Gast und Ticket löschen.

18. Rechnung downloaden.

19. Ticketmail an die hinterlegte Email Adresse versenden.

20. Ticket downloaden.


Teilnehmerliste geschlossen

Wird die Teilnehmerliste geschlossen, kann der KOV keine neuen Gäste mehr erfassen um ihnen Tickets auszustellen.

Er kann sich in den Event einloggen und folgende Informationen abrufen:

  • Teilnehmerliste herunterladen.
  • Tickets und Rechnungen der einzelnen Gäste exportieren.