In Kontingente kannst du deine Kontingente steuern sowie die Kontingentverantwortlichen (KOV) und Kontingent-Unterverantwortlichen (KUV) erfassen.


Die Umfrage erlaubt dir, deine KOV vor der Eröffnung der Teilnehmerliste, nach der gewünschten Anzahl Tickets/Kontingent zu befragen.

Hast du in den Einstellungen die Umfrage aktiviert, erscheint dir das "Kontingente" Tab wie folgt in fünf Schritten:


1. In Vorbereitung

a. Kontingentverantwortlichen hinzufügen

Suche oder erfasse in einem ersten Schritt deinen Kontingentverantwortlichen. 

a. Das Dropdown zeigt dir deine bereits erfassten KOV

b. Willst du einen neuen KOV erfassen dann klick auf "+ Ticketverantwortlicher hinzufügen".

c. Hinterlege im geöffneten Fenster alle nötigen Informationen des KOV's. Sobald du ihn hinzugefügt hast, wird ihm eine Einladungsemail zugestellt.


Alle Kontingentverantwortlichen, die du erfasst hast erscheinen dir in der Übersicht:

Du hast nun die Möglichkeit folgende benutzerdefinierte Einstellungen für jeden KOV zu hinterlegen:

d. Preis des Tickets

e. Vorgeschlagen: ein Vorschlag des Kontingents/ Anzahl der Tickets.

f. Klicke auf das grüne "Fenster-öffnen-Symbol", um weitere Einstellungen beim KOV zu erfassen.

g. Umfrage öffnen

  • Sobald du deine KOV hinterlegt und dein Vorschlag definiert hast, kannst du die Umfrage öffnen. 
  • Wenn du die "Umfrage offen"- Mail in "Email" aufgesetzt und aktiviert hast, werden die KOV über die Öffnung der Umfrage informiert. 

Einstellungen beim KOV erfassen/bearbeiten

Folgende Informationen kannst du beim KOV anpassen (siehe Punkt f.).


h. Aktivere die Check-Box, wenn Kontingent-Unterverantwortliche hinzugefügt werden dürfen.

i. Ticket-Typ

  • Sind in deinem Event im Ticketing mehrere Ticket Typen erfasst, hast du auch beim Kontingentmanagement die Möglichkeit die verschiedenen Tickettypen dem KOV zuzuweisen. 
  • Wähle dein Ticket im Dropdown aus und füge es hinzu. In diesem Bsp. darf der KOV sein Wunsch-Kontingent für den Tickettyp "Normales Ticket" und "Sponsoren Ticket" bestimmen.
  • Für jeden Tickettyp kannst du den Ticketpreis (k.) und den Vorschlag (l.) bestimmen

j. Entferne einen Tickettyp beim KOV

m. Du kannst bereits hier Kontingent-Unterverantwortliche erstellen. 

Zu beachten: 

  • Der KOV hat ebenfalls die Möglichkeit seine Kontingent-Unterverantwortlichen (KUV) nach Öffnung der Umfrage zu erfassen.
  • KOV's und KUV's müssen nur einmal in evenito hinzugefügt werden, danach kannst du jederzeit wieder nach ihnen suchen.

o. Entferne deinen KOV, falls ihm in diesem Event kein Kontingent zusteht.



2. Umfrage offen

Sobald du die Umfrage geöffnet hast (siehe Punkt g.), haben die Kontingentverantwortlichen Zeit ihren Bedarf abzuklären und ihn im Bearbeiterfenster einzutragen. 

Das Bearbeiterfenster für Kontingentverantwortliche ist getrennt vom regulären evenito. Es bietet den Kontingentverantwortlichen lediglich den Zugriff auf die Kontingente einzelner Events, nicht aber auf die Funktionen zur Bearbeitung des Events.


p. Nach dem Öffnen der Umfrage kannst du die Informations-Email an deinen KOV senden.

q. Haben deine KOV ihr Wunsch-Kontingent eingetragen, erscheint es dir im Backend unter "Gewünscht".

r. Sobald alle Teilnehmer an der Umfrage teilgenommen haben, kannst du die Umfrage manuell schliessen.


3. Umfrage geschlossen

Nachdem deine KOV ihre Kontingent-Wünsche hinterlegt haben, kannst du ihnen ihr finales Ticket-Kontingent zuteilen (s.) und die Teilnehmerliste öffnen (t.)

 


4. Teilnehmerliste offen


Eventverantwortlicher

  • Nach dem Öffnen der Teilnehmerliste kannst du wahlweise die Informationsemail an deine KOV (u.) oder KUV (v.) senden. 
  • Zu beachten: die Emails müssen unter "Emails" aufgesetzt und aktiviert sein. 

Kontingentverantwortlicher

  • Sobald du die Teilnehmerliste geöffnet hast, werden die KOV's mit einer Informationsemail informiert. 
  • KOV und KUV können nun ihre Teilnehmer hinzufügen.
  • Sobald die Teilnehmerliste geschlossen ist, kann der KOV/KUV keine Teilnehmer mehr erfassen.

Mehr Informationen zur Erfassung der Teilnehmer und der Verteilung der Kontingente (aus Sicht des KOV) findest du HIER.


Alle Aktivitäten der KOV und KUV sind für dich im Tool ersichtlich:

w. Verteilt: Anzahl Tickets welche einem KUV zugewiesen wurde und Anzahl ausgestellter Tickets.

x. Ausgestellt: Anzahl Tickets die einem Gast des KOV/KUV ausgestellt wurden.

y. Anzahl KUV des KOV


z. Teilnehmerliste schliessen: Sind alle Kontingente aufgebraucht oder der Anmeldeschluss erreicht, kannst die Teilnehmerliste schliessen. 


Zu beachten: falls du in den Einstellungen die "automatische Steuerung der Kontingent Umfrage" aktiviert hast, wird deine Teilnehmerliste automatisch an deinem gesetzten Datum geschlossen.


5. Teilnehmerliste geschlossen

  • Sobald die Teilnehmerliste geschlossen ist, können die KOV und KUV keine Kontingente mehr zuweisen.
  • Das Tool zeigt dir zu jedem KOV, das final genutzte Kontingent unter "Ausgestellt" (x.) an.
  • Du kannst deine Teilnehmerliste jederzeit wieder öffnen indem du auf "Zurück" klickst.

Wie weiter?


Mit Schliessung der Teilnehmerliste ist dein Kontingentmanagement für diesen Event abgeschlossen.

Die erfassten Gäste sind nun unter Teilnehmer ersichtlich.