Sobald eine Email fertig aufgesetzt wurde, kann sie im Tab „Email Versand“ (1.) versendet werden. Hierfür muss der Event und die Email aktiv sein.


2. Email wählen: Falls verschiedene Emails (für unterschiedliche Gästekategorien) aufgesetzt wurden, muss zuerst die Email angewählt werden, welche versendet werden soll (dunkelblau hinterlegt). Hier "Normal". 

3. Kategorie wählen: Beim Email Versand wird standardmässig nur jene Gästekategorie angezeigt/gefiltert, für welche die Email aufgesetzt wurde. Bsp.: Wenn eine Einladungsmail für die Kategorie Normal aufgesetzt wurde, werden im Email Versand per Default nur die Normalen angezeigt. Falls die Email auch an andere Gästekategorien (z.B. Kategorie VIP) versendet werden sollte, muss die Empfängerliste zuerst gefiltert werden und die gewünschten Kategorien angewählt werden.

4. Auswahl der Teilnehmer: Um den Teilnehmer dann effektiv für den Versand zu aktivieren, muss dieser angewählt werden (= links beim Gast einen Haken setzen):



Wenn mehrere Teilnehmer gleichzeitig angewählt werden sollen, kann auch der Button „Auswahl“ genutzt werden. Dieser bietet folgende Optionen:


• Angezeigte Teilnehmer aktivieren, um sie für den Versand auszuwählen
• Auswahl umkehren (wählt die Personen aus, die im Moment nicht ausgewählt sind und umgekehrt)
• Auswahl zurücksetzen


5. Emails versenden

Durch einen Klick auf den Button „Senden“ werden die Emails personalisiert an die ausgewählten Teilnehmer versendet. Bevor die Emails definitiv versendet werden, erscheint noch ein letztes Bestätigungsfeld, in dem noch einmal die Anzahl der Emails angezeigt wird, die versendet werden. Bitte überprüfe hier, ob die Anzahl der zu versendenden Mails mit der Anzahl deiner Teilnehmer/Auswahl übereinstimmt. 


Sollte die Anzahl gering abweichen, kann es sein, dass entweder bei einigen Kontakten keine Email Adresse hinterlegt ist, oder schon eine Mail versendet wurde (z.B. als Test des "scharfen" Versandes). Wenn die Anzahl stark von der Teilnehmerzahl abweicht, sind eventuell nicht alle Kategorien angewählt worden. Das kannst du im Filter nachprüfen und ggf. das Häkchen bei der fehlenden Kategorie hinzufügen und erneut die Teilnehmer auswählen.


6. Senden erzwingen():

Falls eine Person eine Mail schon einmal erhalten hat, wird ein Flieger-Symbol in seiner Zeile angezeigt, und diese Person wird standardmässig nicht für den erneuten Versand angewählt. Evenito hat eine integrierte Sicherung, welche per Default nur einen einmaligen Versand an einen Gast zulässt. Möchtest du einer Person eine Email trotzdem 2x senden (z.B. Test-Emails), muss vor der Auswahl zuerst die Checkbox „Senden erzwingen“ (zuunterst) aktiviert werden, damit die Person für den Mail Versand erneut angewählt werden kann.


7. Begleitung erlauben

Normalerweise läuft die Kommunikation nur über die Hauptperson. Falls du das Mail jedoch auch an die Begleitperson versenden möchtest, kannst du hier das Feld aktivieren. Danach ist es dir möglich das Mail an alle Personen zu versenden.


Massenversand

Zurzeit sind wir stark am Wachsen, was natürlich sehr erfreulich ist. Ein Nebeneffekt davon ist, dass wir immer mehr grosse Mail Versände haben, welche parallel versendet werden müssen. Leider sind wir noch nicht ganz soweit für alle Kunden und zu jeder Zeit, grosse Email Versände in real-time zu versenden. Bis wir diese Challenge gemeistert haben, müssen wir den Versand ein wenig “kontrollieren”. Wir bitten dich, Email Versände mit über 3’500 Teilnehmern zwischen 17:00 abends und 08:00 Uhr morgens zu versenden. Ansonsten wird das Versenden von Emails für andere User während deinem Versand blockiert. Bitte kontaktiere uns, falls deine Teilnehmerliste 8’000 Kontakte überschreitet, damit wir deinen Versand koordinieren können.


Für uns ist essentiell, dass wir ein gutes Spam-Rating bei unseren Mailservern haben. Falls deine Datenqualität schlecht ist, werden wir in Zukunft höhere Qualitätsstandards einführen. Da du über uns keine Newsletter versendest, sondern persönliche Einladungen oder transaktionale Emails, gelten für uns recht strikte Richtlinien. Wir bitten dich grosse Massenversände (mit unsicherer Datenqualität) zukünftig über ein Newsletter Tool zu planen. Unser Spam-Rating leidet sehr, falls die Datenqualität nicht gewährleistet werden kann. Das bedeutet auch für dich, dass Emails (z.B. automatische Bestätigungen) aus evenito vermehrt im Spam-Ordner von Kunden landen könnten, wenn wir hier nicht eingreifen.